Die private Nutzung von Handys und Computern, die der Arbeitgeber Mitarbeitern überlässt, ist steuerfrei. Die Steuerfreiheit gilt unabhängig davon, ob die Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräte im Betrieb oder zuhause eingesetzt werden.
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Die steuerfreie Privatnutzung von Handys und Computern nach § 3 Nr. 45 EStG wurde durch eine Gesetzesänderung vom 29.02.2012 rückwirkend ab 01.01.2000 ausgeweitet: es können sowohl Computer und Handys als auch Notebooks, Tablet-PCs, Smartphones und ähnliches Beschäftigten steuerfrei zur privaten Verwendung überlassen werden. Nicht nur die Privatnutzung der betrieblichen Geräte am Arbeitsplatz ist steuerfrei, sondern auch deren Einsatz im privaten Bereich.
Wichtig dabei ist, dass kein Eigentumsübergang erfolgt; der Arbeitgeber muss rechtlicher und wirtschaftlicher Eigentümer der überlassenen Geräte bleiben. Eine Rückgabeverpflichtung bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses ist daher unbedingt zu vereinbaren.
Die Steuerbefreiung umfasst sämtliche Kosten, die durch die private (Mitbe-)Nutzung entstehen (z. B. auch Telefon- und Providergebühren). Steuerfrei ist auch die Nutzungsüberlassung von Zubehör (z. B. Drucker) und Software (ausgenommen Spieleprogramme) sowie Apps des Arbeitgebers.
Nach den Lohnsteuerrichtlinien ist die Verwendung durch den Arbeitnehmer unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung steuerfrei. Der ausschließlich private Einsatz ist daher unschädlich für die Steuerbefreiung.
Unerheblich für die Steuerfreiheit ist auch, ob die Nutzungsüberlassung zusätzlich zum laufenden Arbeitslohn erfolgt oder durch Herabsetzung von Arbeitslohn erbracht wird. Nur wenn die entsprechende Nutzung zusätzlich zum vereinbarten Gehalt gewährt wird, gilt allerdings auch die Sozialversicherungsfreiheit (nicht bei Gehaltsumwandlung).
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