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Die Finanzverwaltung und der Gesetzgeber ziehen endgültig die Daumenschrauben bei Registrierkassen an. Werden die neuen Anforderungen nicht eingehalten, so drohen hohe Zuschätzungen und anderes Ungemach. Wer noch gewartet hat, der muss jetzt handeln!

Letzte Chance

Die Übergangsfrist der Kassenrichtlinie 2010 ist Ende 2016 ausgelaufen. Jetzt müssen alle Registrierkassen ausnahmslos umfangreich Daten aufzeichnen.

  • Die Daten umfassen:
    • Journaldaten
    • Auswertungsdaten
    • Programmierdaten
    • Änderungen in den Stammdaten
  • Die Kassen müssen vergangene Daten intern oder extern unveränderlich bereit halten.
  • Schließlich muss eine Schnittstelle zum Auslesen der Daten vorhanden sein.

Kassen, die das nicht können, dürfen nicht mehr eingesetzt werden. Zudem müssen weiterhin aufbewahrt werden:

  • Dokumentation der Einsatzorte und Zeiten der Geräte
  • Zählprotokolle je Gerät
  • Anleitungen zur Bedienung und Programmierung

Außerdem sollten Sie alle ungewöhnlichen Vorfälle (z.B. technische Defekte) dokumentieren.

Wenn Sie diese Spielregeln nicht einhalten, drohen Zuschätzungen. Die Finanzverwaltung argumentiert, dass die Kasse dann nicht formal ordnungsgemäß ist. Dies eröffnet ihr die Schätzbefugnis.

Weiteres Ungemach für Registrierkassen

Ob die Regeln eingehalten werden, wird im Rahmen von Betriebsprüfungen geprüft. Durch ein neues Gesetz ab 2018 sind nun zusätzlich Kassen-Nachschauen möglich.  Hier wird ohne Vorwarnung geschaut, ob die Kassen und die Führung dieser den Vorschriften entsprechen. Ist dies nicht der Fall, dann kann geschätzt werden. Und ohne Weiteres eine Betriebsprüfung ausgelöst werden.

Die technischen Voraussetzungen an Kassen werden weiter verschärft. Ab 2020 dürfen nur noch durch das BSI zertifizierte Geräte eingesetzt werden. Wird bis zu diesem Zeitpunkt eine neue Kasse angeschafft, so verlängert sich die Übergangsfrist um 2 Jahre. Auf der anderen Seite haften auch Kassenhersteller, wenn Sie diese Regeln nicht einhalten. Werden Geräte beworben, die die strengen Voraussetzungen nicht erfüllen, wird der Kassenhersteller zur Kasse gebeten. Ebenfalls neu ist die verpflichtende Belegausgabe auf Kundenwunsch. Der Wunsch muss allerdings in einem engen zeitlichen Zusammenhang stehen.

Die bisherige Verpflichtung der Kassenführung in der AO, wird von einer SOLL zu einer MUSS-Vorschrift verschärft. Bisher konnten sich Unternehmen mit einem geringen Baranteil am Umsatz vor der täglichen Pflicht drücken. Jetzt nicht mehr, auch sie werden zur täglichen Kassenführung verdonnert. Schließlich nimmt das neue Gesetz im Anforderungskatalog zu Buchungen die Einzelaufzeichnung explizit auf. Im Ergebnis ist mit einem Einfluss auf die bisherige Rechtsprechung zu diesem Thema zu rechnen. Die beiden letztgenannten Änderungen müssen bereits nächstes Jahr berücksichtigt werden.

Auswege

Zusammenfassend wird die ohnehin schwierige Kassenführung zusätzlich erschwert. Dennoch handelt es sich bei der Gesetzesnovelle um einen technologie-offenen Ansatz. Das heißt, es sind weiterhin offene Ladenkassen erlaubt. Bei der Kassennachschau müssen dann Kassenberichte vorgelegt werden. In der Vergangenheit hat sich gezeigt, dass diese oft nicht richtig geführt werden.

Registrierkassen wurden von Unternehmen ursprünglich eingesetzt um Betrug durch Mitarbeiter zu vermeiden. Zudem können dadurch Rechenfehler durch Anwender vermieden werden. In letzter Zeit wird die höhere Effizienz von digitalen Kassen immer offensichtlicher. Durch die Vernetzung mehrerer Geräte oder mit dem Warenwirtschaftssystem sind hohe Zeitgewinne möglich. Ebenfalls ein Argument sind die verschiedenen Cash-Zahlungsmöglichkeiten. In Zeiten von EC-, Kreditkarte oder Zahlen über Handy können die digitalen Kassen die Prozesse erheblich vereinfachen. Nicht ohne Grund erlebt in der Gastronomie die Ipad-Kasse Orderbird einen beispiellosen Höhenflug.