Elektronische Rechnungen

by | Apr 23, 2013

Elektronische Rechnungen bergen neben einem großen Einsparpotenzial für beide Parteien auch Gefahren. Viele davon lösen sich aber beim richtigen Umgang mit elektronischen Rechnungen in Wohlgefallen auf. Folgender Beitrag nennt prinzipielle Rechnungsvorschriften, die umsatzsteuerlich eingehalten werden müssen und kehrt die größten Stolperfallen im Umgang mit der elektronischen Variante heraus.

stempel

Bereits seit dem 1.7.2011 werden Rechnungen in elektronischer Form auch ohne aufwendige technische Verfahren für den Vorsteuerabzug akzeptiert. Bereits während des Gesetzgebungsverfahrens haben wir dazu einen ausführlichen Artikel im Straubinger Tagblatt veröffentlicht und möchten diesen Blogbeitrag nun nutzen, um insbesondere auf die Besonderheiten im Umgang mit elektronischen Rechnungen hinzuweisen.

Folgende besonderen Anforderungen sind zu erfüllen:

  1. Zustimmung des Rechnungsempfängers
  2. Alle Rechnungspflichtangaben nach §§ 14 Abs. 4, 14a UStG
  3. Innerbetriebliches Kontrollverfahren
  4. Aufbewahrung in elektronischer Form

1. Zustimmung des Rechnungsempfängers

§ 14 Abs. 1 UStG erlaubt die elektronische Übermittlung von Rechnungen. Als Übermittlungsweg kommen E-Mail, Web-Download, Computer-Telefax oder Faxserver, DE-Mail, E-Post oder Datenträgeraustausch in Frage. Wollen sie eine Rechnung per E-Mail übermitteln, muss der Rechnungsempfänger davor einmalig zustimmen. Umgekehrt müssen sie als Rechnungsempfänger gefragt werden, bevor ihnen Rechnungen per Email zugeschickt werden dürfen.

2. Alle Rechnungspflichtangaben

Voraussetzung der Anerkennung sind auch für elektronische Rechnungen die in §§ 14 Abs. 4, 14a UStG festgelegten Angaben:

rechnungen

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Steuernummer und USt-ID des Leistenden
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Rechnungsnummer
  • Beschreibung der Lieferungen und sonstigen Leistungen (Art und Umfang)
  • Zeitpunkt der Leistung
  • Nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgegliedertes Entgelt für die Leistungen
  • Anzuwendender Steuersatz und auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag
  • Hinweis auf etwaige Steuerbefreiung oder Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG
  • Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Leistungen an Privatpersonen in Zusammenhang mit einem Grundstück

3. Innerbetriebliches Kontrollverfahren

Darüber hinaus muss die Echtheit der Herkunft der elektronischen Rechnung für den gesamten Aufbewahrungszeitraum garantiert werden. Dies betrifft die Identität des Rechnungsausstellers, die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung (vgl. § 14 UStG). Dies kann von Unternehmen durch innerbetriebliche Kontrollverfahren sichergestellt werden. Diese Verfahren dienen der Rechnungsprüfung zum Abgleich der Rechnung mit der Zahlungsverpflichtung. Dabei sollten mindestens folgende Fragen beantwortet werden:

  • Ist der Rechnungsaussteller bekannt?
  • Wurde die Leistung des Rechnungsausstellers bestellt und bezogen?
  • Wurde die Leistung korrekt ausgeführt?
  • Sind die Rechnungsangaben korrekt?

Sofern diese Fragen bejaht werden können, gelten die Anforderungen an Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts als erfüllt. Das Kontrollverfahren sollte stets dokumentiert und ein Nachweis über seine tatsächliche Durchführung geführt werden. Die Dokumentierung ist zwar keine Verpflichtung, wird aber dringend empfohlen.

Während technische Verfahren stets beim Aussteller durchzuführen waren, müssen die Kontrollverfahren nun vom Empfänger durchgeführt werden.

Damit sie sich leichter auf diese neue Herausforderung einstellen können, haben wir einen Stempel entwickelt, mit welchem sie die Erfüllung der Anforderungen leicht dokumentieren können. Mandanten können sich den Stempel in unserem Sekretariat ausleihen!

4. Aufbewahrung in elektronischer Form

Auch für die Aufbewahrung gelten spezielle Regelungen. So sind sie im originären elektronischen Format auf einem keine Änderungen zulassenden Datenträger zu archivieren. Ein einfacher Ausdruck oder das Abspeichern auf einer Festplatte reichen nicht aus (vgl. § 14b UStG). Empfohlen wird dazu ein revisionssicheres DMS oder eine nicht wiederbeschreibbare CD. Bei letzterer beachten sie bitte, dass diese mindestens 10 Jahre[acp footnote]Es ist eine Verkürzung geplant von 10 auf 7 Jahre durch den Gesetzesentwurf zur Verkürzung der steuerlichen Aufbewahrungsfristen geplant, allerdings sind die Erfolgsaussichten dazu schlecht. Der Gesetzesvorstoß ist ein Überbleibsel aus dem gescheiterten JStG 2013. [/acp] haltbar sein muss.

Werden voranstehende Punkte beachtet, können sie mit elektronischen Rechnungen sicherlich keine Fehler begehen. Wenn sie den Empfang elektronischer Rechnungen zulassen, empfehlen wir ihnen eine extra E-Mail-Adresse einzurichten, damit keine Rechnung in der Flut von Spams und anderen Emails übersehen wird. Beispielsweise rechnung@kanzlei-spaeth.de!