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Wird ein handschriftliches oder elektronisches Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt, droht die Gefahr, dass es etwa im Rahmen einer Betriebsprüfung nicht anerkannt wird.

In letzter Zeit werden immer häufiger Fahrtenbuch-Apps für Smartphones angeboten. Die Entwickler werben mit unkomplizierter Bedienung sowie erheblicher Zeitersparnis im Vergleich zur Führung eines handschriftlichen Fahrtenbuchs. Ob diese Apps aber auch die strengen Voraussetzungen der Finanzverwaltung für die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuchs erfüllen, will ich in folgendem Beitrag näher untersuchen.

Damit ein Fahrtenbuch grundsätzlich anerkannt wird, müssen bestimmte Anforderungen erfüllt sein:

  1. Führung zeitnah und in geschlossener Form (d. h. keine losen Notizzettel)
  2. Vollständige und fortlaufende Wiedergabe aller Fahrten
  3. Mindestangaben: Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck, aufgesuchte Geschäftspartner
  4. Aufzeichnung von Umwegen (auch verkehrsbedingte Umwege, z. B. Stau oder Umleitung
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Für bestimmte Berufsgruppen wie Handelsvertreter, Taxifahrer oder Fahrlehrer sind Erleichterungen möglich. Bei Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben und bei Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte reicht jeweils ein kurzer Vermerk aus.

Problematischer gestaltet sich die Anerkennung von elektronischen Fahrtenbüchern. Voraussetzung für deren Anerkennung ist, dass sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Zudem müssen beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen sein oder zumindest dokumentiert werden. Wichtig ist auch die ordnungsgemäße Bedienung von Hard- und Software und dass Manipulationen ausgeschlossen sind.

Ein mit MS-Excel geführtes Fahrtenbuch ist nach Ansicht des BFH nicht ordnungsgemäß, da weder eine zeitnahe noch eine lückenlose Führung gewährleistet ist. Zudem können Eintragungen jederzeit ergänzt, gestrichen und geändert werden. Zur Anerkennung von Fahrtenbuch-Apps gibt es bislang noch keine Rechtsprechung.

Die Punkte „zeitnahe Erfassung“ sowie „nachträgliche Änderungsmöglichkeit“ stellen auch beim Einsatz von Fahrtenbuch-Apps die größten Problembereiche dar, während der angebotene Informationsumfang in der Regel den Vorgaben entspricht. So finden sich in den Handbüchern verschiedener Entwickler entsprechender Apps Hinweise darauf, dass eine zeitnahe Erfassung unter Umständen nur dann anerkannt wird, wenn die mit dem Smartphone erfassten Daten täglich exportiert werden. Empfohlen wird der tägliche Export in eine der von der Finanzverwaltung anerkannten Desktop-Fahrtenbuch-Lösungen wie Wiso, Datev, Euro-Fahrtenbuch, Fahrtenbuch Express, Steuerpilot oder INtex Fahrtenbuch. Informationen zu den Export-Schnittstellen liefern die Handbücher zu den jeweiligen Apps.

Soll kein täglicher Export erfolgen, muss die App zumindest sicherstellen, dass keine nachträglichen Änderungen am Datenbestand möglich sind. Hier bieten einige Hersteller die Möglichkeit an, eine Funktion zur Änderungssicherheit zu aktivieren, die – wenn sie einmal aktiviert wurde – nicht mehr rückgängig gemacht werden kann. Händische Änderungen oder auch stornierte Fahrten werden dann bspw. im PDF-Export protokolliert.

Nur wenn eine Fahrtenbuch-App alle genannten Vorgaben der Finanzverwaltung erfüllt, ist eine Anerkennung des Fahrtenbuchs durch das Finanzamt oder im Rahmen einer Betriebsprüfung wahrscheinlich. Da es bislang noch keine Rechtsprechung zu diesem Themenbereich gibt und auch die Hersteller keine Anerkennung garantieren können, kann das Führen eines Fahrtenbuchs ausschließlich durch eine Fahrtenbuch-App trotz aller Vorteile bislang noch nicht uneingeschränkt empfohlen werden. Wir halten Sie zur aktuellen Entwicklung auf diesem Gebiet auf dem Laufenden.

Update (19.12.2013): Bei Betriebsprüfungen darf die Finanzverwaltung auf die Datenbasis des elektronischen Fahrtenbuchs zugreifen. Im Rahmen der Aufbewahrungsfristen muss daher zusätzlich die Lesbarkeit des Fahrtenbuchs gewährleistet werden können. So kann die Finanzverwaltung auch bei einer späteren Überprüfung erkennen, wenn Angaben bspw. nicht aktuell eingetragen wurden.