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Die neue Gelangensbestätigung ist da! Mit der Elften Verordnung zur Änderung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung vom 25.3.2013 sind die Buch- und Belegnachweispflichten bei innergemeinschaftlichen Lieferungen nach langem Hin und Her neu geregelt worden. Im BMF-Schreiben vom 16.9.2013 hat die Finanzverwaltung zu den neuen Vorschriften Stellung bezogen. Gleich eines vorneweg: Obwohl die Verordnung eine Anwendung der neuen Bestimmungen zum 1.10.2013 vorsieht, enthält das BMF-Schreiben eine Nichtbeanstandungsregelung, wonach bis zum Jahresende Nachweise für innergemeinschaftliche Lieferungen noch nach dem alten – eigentlich bis zum 31.12.2011 geltenden – Recht nicht beanstandet werden. Die neuen Vorschriften finden damit zwingend erst ab 1.1.2014 Anwendung.

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Innergemeinschaftliche Lieferungen sind grundsätzlich umsatzsteuerfrei. Allerdings ist vom Unternehmer dafür zwingend nachzuweisen, dass er oder der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung ins EU-Ausland befördert oder versendet hat. Dieser Nachweis muss sich aus den Belegen eindeutig und leicht nachprüfbar ergeben. Damit soll sichergestellt werden, dass die steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen tatsächlich im EU-Ausland angekommen sind. Nach § 17a Abs. 2 UStDV besteht dieser Nachweis im Regelfall aus dem Doppel der Rechnung und aus der Gelangensbestätigung (§ 17a Abs. 2 Nr. 2 UStDV). Diese muss folgende Pflichtangaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Abnehmers,
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung (bei Fahrzeugen auch: Fahrzeug-Identifikationsnummer),
  • Ort und Tag des Erhalts des Gegenstands bei Versendung oder bei Beförderung durch den Unternehmer bzw. Ort und Tag des Beförderungsendes bei Beförderung durch den Abnehmer (Abholfall) im EU-Ausland,
  • Ausstellungsdatum der Bestätigung,
  • Unterschrift des Abnehmers, eines von ihm zur Abnahme Beauftragten oder eines Vertreters des Abnehmers.

Im BMF-Schreiben sind auf Seiten 13-15 Muster für die Gelangensbestätigung in deutscher, englischer und französischer Sprache enthalten. Bei anderen Sprachen sollte die Übersetzung amtlich beglaubigt werden. Die Unterschrift des Abnehmers ist bei einer elektronischen Übermittlung der Gelangensbestätigung nicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten oder Vertreters des Abnehmers begonnen hat. Dafür dürfen keine berechtigten Zweifel bestehen, dass die Angaben dem Abnehmer zugerechnet werden können. Dies ergibt sich in der Regel aus dem Absendernamen und Datum der E-Mail, aus der Nutzung einer E-Mail im Zusammenhang mit der Auftragsanbahnung und -abwicklung oder aus der Verwendung eines vorab vereinbarten elektronischen Verfahrens zwischen Unternehmer und Abnehmer. Elektronische Übermittlungsverfahren sind bspw. die E-Mail mit oder ohne Dateianhang und der Web-Download. Die Gelangensbestätigung kann zudem auch als Sammelbestätigung ausgestellt werden, bei der die Umsätze pro Abnehmer bis zu einem Quartal zusammengefasst werden können.

Alternativ zur Gelangensbestätigung sind in den in § 17a Abs. 3 UStDV genannten Fällen auch andere Belege möglich. Dies ist in Versendungsfällen

  • ein Frachtbrief oder ein Konnossement,
  • andere handelsübliche Belege mit den in § 17a Abs. 3 Nr. 1b UStDV genannten Angaben,
  • ein Versendungsprotokoll des mit der Beförderung Beauftragten mit einem lückenlosen Nachweis des Transports,
  • eine Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters über die Entgegennahme zusammen mit einem Nachweis über die Bezahlung der Lieferung, wenn ein Versendungsprotokoll nicht möglich ist.

Bei Versendungen im Auftrag des Abnehmers kann die innergemeinschaftliche Lieferung auch mit einem Beleg über die Bezahlung der Lieferung von einem Bankkonto des Abnehmers und einer Bescheinigung des beauftragten Spediteurs mit den in § 17a Abs. 3 Nr. 2 UStDV enthaltenen Angaben nachgewiesen werden.

Neben der Gelangensbestätigung und den alternativen Belegen sind auch andere Nachweise grundsätzlich denkbar, sofern sie eindeutig und leicht nachprüfbar sind. Wir raten davor aber aus Sicherheitsgründen ab. Bei Vorliegen einer Gelangensbestätigung oder eines alternativen Beleges zusammen mit dem Doppel der Rechnung ist die Beförderung oder der Versand des Liefergegenstands ins EU-Ausland gemäß § 17a Abs. 2 UStDV zweifelsohne anzunehmen.

Abschließend möchten wir noch darauf hinweisen, dass das neue Recht im Gegensatz zur alten Rechtslage keine Bagatellregelung mehr wie bspw. in Abholfällen vorsieht, bei denen bisher eine Empfangsbestätigung und die Versicherung des Abnehmers, den Lieferungsgegenstand ins EU-Ausland zu befördern, ausreichen konnte. Bei Anzahlungen ändert sich dagegen nichts. Es entsteht keine Umsatzsteuerpflicht, wenn davon auszugehen ist, dass es sich um Anzahlungen auf steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen handelt. Kann der Nachweis später allerdings nicht geführt werden, dann sind die entsprechenden Lieferungen als steuerpflichtig zu behandeln.