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Grundsätzlich können Bewirtungskosten für Geschäftspartner bei geschäftlichem Anlass i.H.v. 70% des Nettobetrags als Betriebsausgaben geltend gemacht werden (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG); der Vorsteuerabzug kann zu 100% erfolgen (§ 15 Abs. 1a UStG). Die Nichtabzugsfähigkeit von 30% des Nettobetrags als Betriebsausgaben wird dabei durch den privaten Charakter eines Teils des Geschäftsessens begründet. Bei Nichtbeachtung bestimmter Formalitäten (Belegnachweis) wird das Arbeitsessen für die Finanzverwaltung schnell zum „Privatvergnügen“. Diese Formalitäten stellen wir im Folgenden kurz dar.

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Der Beleg muss enthalten:

  • den Anlass der Bewirtung (möglichst genau, allgemeine Angaben sind nicht hinreichend),
  • die Namen der bewirteten Personen und
  • die Unterschrift des Bewirtenden.

Zudem muss eine formal korrekte Rechnung beiliegen, handschriftliche Rechnungen oder Quittungen werden nicht akzeptiert. Die Rechnung muss maschinell erstellt und registriert und mit einer Rechnungsnummer versehen sein und darüber hinaus die folgenden Angaben enthalten:

  • den Namen und die Anschrift der Gaststätte,
  • den Tag der Bewirtung,
  • die genaue Bezeichnung der verzehrten Speisen und Getränke,
  • den Rechnungsbetrag inkl. Umsatzsteuer und des angewandten Steuersatzes und
    das Ausstellungsdatum.

Übersteigt der Rechnungsbetrag 150 EUR, müssen sogar Name und Anschrift des Bewirtenden, ein gesonderter Ausweis des Rechnungsbetrags aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie Mehrwertsteuersatz und –betrag in EUR sowie Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gaststätte enthalten sein.

Strittig war in der Vergangenheit, ob der Belegnachweis für ertragsteuerliche Zwecke auch in Form eines Eigenbelegs erfolgen kann. Nach höchstrichterlicher Rechtsprechung (BFH v. 18.04.2012, X R 58/09) kann der Belegnachweis bei Kleinbeträgen bis 150 EUR durch Eigenbeleg erfolgen, bei Bewirtungskosten über 150 EUR muss es ein Fremdbeleg sein, da der Name des bewirtenden Steuerpflichtigen nur durch den Gaststätteninhaber oder seinen Bevollmächtigten auf der Rechnung vermerkt werden kann.