Seit einigen Jahren bieten wir unseren Mandanten das DATEV Programm „Unternehmen online“ an, auch bekannt unter dem Begriff Buchführung mit Zukunft – Belegloses Buchen. Wir konnten Erfahrungen sammeln und ausfindig machen, welche Möglichkeiten dieses Programm bietet.

Grundlegend für das beleglose Buchen ist das Erfassen/Verbuchen elektronischer Belege (Eingangs-/Ausgangsrechnungen), elektronischer Bankkonten und elektronischer Kassenumsätze. Die Papierbelege werden mittels eines Scanners in das Programm hochgeladen und können anschließend bearbeitet werden. Nachdem alle Belege für einen Monat (Monatsbuchhaltung) vom Mandanten im Programm nach Belieben bearbeitet/vorkontiert wurden, muss die Finanzbuchhaltung nur noch für die Buchhalterin (anhand eines Buttons) bereitgestellt werden. Sofort kann die Buchhalterin der Kanzlei auf die Buchhaltung zugreifen und diese in das Rechnungswesenprogramm der Kanzlei übernehmen.

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Das digitale Belegwesen macht einen schnellen Datenaustausch möglich, so dass eine zeitnahe Erstellung der Finanzbuchhaltung ermöglicht wird. Voraussetzungen für die Nutzung des Programms sind ein Scanner, ein aktuelles Windows-Betriebssystem und Internetzugang.

Abgesehen von der zeitnahen Erstellung der Finanzbuchhaltung birgt die Nutzung des Programms „Unternehmen online“ Vorteile, von denen ich Ihnen nachfolgend ein paar aufzählen möchte:

  • Aktualität der Finanzbuchhaltung und Auswertungen z. B. Offene-Posten-Liste, BWA (damit erleichterte Unternehmenssteuerung)
  • Wegfall Stempelkontierung der einzelnen Belege
  • Verbleib der Originalbelege im Unternehmen
  • Wegfall des monatlichen Zeitdrucks bzgl. termingerechte Hereingabe der Buchhaltungsordner in die Kanzlei (somit auch Einsparung der Fahrtwege – was bei derzeitig hohen Benzinkosten durchaus angenehm ist)
  • Jederzeitige Einsicht in die elektronischen Belege vom Arbeitsplatz (mit Internetzugang) aus
  • Suchen von Lieferanten-/Kundennamen in Datenbank nach einmaliger Speicherung
  • Möglichkeit von weiterführenden Anwendungen wie Kassenbuch, Rechnungsbücher, Zahlungsverkehr d. h. z. B. Überweisungen, Lastschriften etc.
  • Bei routinierter Einsetzung des Programms kann es zur Kostenersparnis in der Finanzbuchhaltung kommen
Informationen der Datev zu Unternehmen online und ein Einführungsvideo dazu.