Die zunehmende Internationalisierung des Wirtschaftsverkehrs führt dazu, dass immer häufiger deutsche Unternehmen auch im Ausland tätig werden. Mitarbeiter fahren etwa zu Messen und Ausstellungen oder übernachten aus sonstigen Gründen geschäftlich im Ausland. In diesen wie in anderen Fällen kommt es dazu, dass deutsche Unternehmen in ihren Eingangsrechnungen mit ausländischer Umsatzsteuer belastet werden. Im Gegensatz zu inländischen Rechnungen, die zum Vorsteuerabzug bei der eigenen Umsatzsteuerschuld berechtigen, müssen sich die Unternehmen bei den Auslandsrechnungen in einem besonderen Erstattungsverfahren von der Umsatzsteuer als Kostenfaktor entlasten. Innerhalb der Europäischen Union besteht diese Möglichkeit im Verhältnis zu allen Mitgliedstaaten. Außerhalb der EU hängt dies davon ab, ob zwischen der Bundesrepublik Deutschland und dem jeweiligen Drittland ein zwischenstaatliches Abkommen, das die gegenseitige Erstattung regelt, besteht. Dies ist leider nur teilweise der Fall. Weitere Informationen dazu finden Sie im Internetangebot des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt).
EU-Mitgliedstaaten:
Nach den für alle EU-Mitgliedstaaten verbindlichen Regeln haben Unternehmer, die in einem anderen EU-Mitgliedstaat für Zwecke ihres Unternehmens Gegenstände erwerben oder Dienstleistungen in Anspruch nehmen, ohne dort ansässig zu sein, Anspruch auf Erstattung (Vergütung) der ihnen in Rechnung gestellten Umsatzsteuer. Weiterhin dürfen die Unternehmer in dem anderen Mitgliedstaat keine Umsätze bewirken oder nur Dienstleistungen bewirken, bei denen lediglich der Empfänger der Steuerschuldner ist. Ansonsten geht das Erfordernis, sich ggf. umsatzsteuerlich registrieren zu lassen und die Vorsteuer hierüber geltend zu machen, dem Vergütungsverfahren vor.
Ein wesentlicher Unterschied zwischen dem Vorsteuer-Vergütungsverfahren in anderen EU-Mitgliedstaaten zum deutschen Verfahren besteht darin, dass bestimmte Arten von Vorsteuern nicht in allen Mitgliedstaaten gleichermaßen geltend gemacht werden können. Das liegt daran, dass die meisten Mitgliedstaaten weitergehende Vorsteuerausschlüsse kennen, insbesondere im Bereich der Repräsentationsaufwendungen, der Reisekosten und vergleichbarer Aufwendungen oder bei Pkw-Kosten, die das deutsche Umsatzsteuerrecht in dieser Form nicht kennt.
Der Antrag ist bis zum 30.09. des auf das Jahr der Inrechnungstellung folgenden Kalenderjahrs (Ausschlussfrist) zu stellen. Der Vergütungsbetrag muss mindestens 50 EUR betragen. Die Anträge auf Erstattung von Umsatzsteuer bei einem anderen EU-Staat sind ausschließlich über das elektronische Portal beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) einzureichen.
Die über das elektronische Portal eingereichten Anträge in Deutschland ansässiger Unternehmer werden vom BZSt auf ihre Zulässigkeit vorgeprüft. Stellt das BZSt fest, dass der Antrag zulässig ist, leitet es diesen an den Vergütungsmitgliedstaat über eine elektronische Schnittstelle weiter. Der Erstattungsstaat teilt dem Antragsteller innerhalb von 4 Monaten ab Eingang des Erstattungsantrags mit, ob die Erstattung gewährt oder abgewiesen wird.
Die Erstattung scheidet für in Rechnung gestellte Mehrwertsteuerbeträge für Lieferungen (innergemeinschaftliche oder Ausfuhrlieferungen), die steuerfrei sind oder befreit werden können, aus. Gleiches gilt für nach den Rechtsvorschriften des Erstattungsstaats fälschlich in Rechnung gestellte Mehrwertsteuerbeträge. Damit scheidet – wie im normalen Besteuerungsverfahren – eine Erstattung für Steuern aus, die nur aufgrund eines unzutreffenden Steuerausweises, nicht aber aufgrund des Umsatzes geschuldet werden.
Um nicht Gefahr zu laufen, evtl. auf einer überhöht ausgewiesenen und bereits an den ausländischen Vertragspartner gezahlten Umsatzsteuer „sitzen zu bleiben“, sollten Sie sich immer überzeugen, dass die ihnen in Rechnung gestellte Steuer dem Grunde und der Höhe nach zutreffend ist.
Drittstaaten:
Der Antrag auf Vorsteuervergütung ist bis spätestens 30.06. des Folgejahres (Ausschlussfrist) mit allen erforderlichen Unterlagen bei der zuständigen Behörde des Landes zu stellen, in dem die Umsatzsteuer bezahlt wurde. Zu beachten ist, dass die Formulare in der jeweiligen Landessprache bzw. vom Land zugelassenen Sprache auszufüllen sind.
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