Wie führt man ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch?

Ein Fahrtenbuch soll die Abgrenzung von Fahrten der betrieblichen und privaten Sphäre ermöglichen. Folgender Beitrag nimmt das aktuelle BFH-Urteil vom 01.03.2012 zur Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs als Anlass, zu untersuchen, unter welchen Voraussetzungen die Finanzverwaltung ein Fahrtenbuch auch steuerlich anerkennt.

Wird ein Fahrtenbuch wegen Aufzeichnungsmängeln nicht anerkannt, wird für den privaten Nutzungsanteil des Fahrzeugs pauschal 1 % des Bruttolistenneupreises pro Monat als geldwerter Vorteil versteuert. Durch das Führen eines Fahrtenbuchs kann hingegen der tatsächliche Anteil der privaten Nutzung eines Fahrzeugs nachgewiesen werden. Dieser individuell berechnete geldwerte Vorteil führt häufig zu einer weitaus niedrigeren steuerlichen Belastung bei Arbeitgeber und Arbeitnehmer als die pauschale Besteuerung nach der 1 % Regel. Allerdings ist die Anerkennung des Fahrtenbuchs nicht immer unproblematisch, wie wir aus aktuellem Anlass (BFH-Urteil vom 01.03.2012) in unserem Mandantenbrief bereits berichtet haben.

Für wen lohnt sich die Führung eines Fahrtenbuchs?

Es gilt folgender Grundsatz: Je weniger ein Fahrzeug des Betriebsvermögens zu Privatfahrten genutzt wird und je höher der Bruttolistenneupreis eines (gebraucht) erworbenen Fahrzeuges ist, desto vorteilhafter ist die Fahrtenbuchmethode gegenüber der Anwendung der 1 % Regel. Die Führung eines Fahrtenbuchs ist ratsam für Unternehmer mit Fahrzeugen im Betriebsvermögen sowie bei Arbeitnehmern, denen ein Firmenfahrzeug zur privaten Mitbenutzung überlassen wird.

Was ist bei der Führung eines Fahrtenbuchs zu beachten?

Ein Fahrtenbuch ist grundsätzlich nur dann ordnungsgemäß, wenn es für einen repräsentativen Zeitraum von mindestens einem Jahr geführt wird, d. h. ein unterjähriger Wechsel zur Fahrtenbuchmethode wird nicht anerkannt (FG Münster vom 27.04.2012). Das Fahrtenbuch muss grundsätzlich zeitnah und in geschlossener Form (d. h. keine losen Zettel) geführt werden. Nachträgliche Ergänzungen, Änderungen oder Streichungen sind auszuschließen oder müssen zumindest als solche erkennbar sein. Ein mit Excel geführtes Fahrtenbuch ist daher nicht zulässig, wie wir bereits in einem Blogbeitrag beschrieben haben! Eine Erfassung mit bestimmten PC-Fahrtenbuch-Lösungen ist hingegen dann möglich, wenn nach der Funktionsweise des verwendeten Programms eine nachträgliche Veränderung an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten ausgeschlossen ist.

Bei Dienstfahrten sind zwingend folgende Angaben zu machen:

• Datum
• Reisestrecke sowie Reiseziel (besuchter Ort)
• Aufgesuchter Kunde bzw. Geschäftspartner (Name)
• Reisezweck (z. B. Baustelle XY)
• Kilometerstand am Anfang und Ende der Fahrt

Neben Datum und Reiseziel muss also grundsätzlich auch der jeweils aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner angegeben werden. Ist im Ausnahmefall ein solcher nicht vorhanden, ist der konkrete Gegenstand der dienstlichen Tätigkeit aufzuführen. Bloße Ortsangaben genügen nur in den Ausnahmefällen, in denen sich der aufgesuchte Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt.

Die Fahrten sind einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und fortlaufend zu erfassen. Dabei ist auf die rechnerische Richtigkeit der Einträge zu achten. Grundsätzlich ist jede einzelne berufliche Fahrt getrennt aufzuzeichnen (vgl. Beispiel am 02.01.2012). Eine Ausnahme gilt nur, wenn eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten besteht. In diesem Fall dürfen die Abschnitte miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden, wenn zugleich die einzelnen Kunden in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie besucht wurden (vgl. Beispiel am 04.01.2012).

Werden – aus welchen Gründen auch immer – Umwege gefahren, so ist darauf zu achten, dass diese zusätzlich aufgezeichnet und mit einem Vermerk versehen werden, warum der Umweg erforderlich war (vgl. Beispiel am 02.01.2012 und 04.01.2012, Spalte 8).

Bei Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte/Betriebsstätte genügt hingegen die Eintragung der gefahrenen Kilometer beim betreffenden Datum in die vorgesehene Spalte des Fahrtenbuchs. Es ist allerdings eine gesonderte Zeile erforderlich (vgl. Beispiel am 02.01.2012 und 04.01.2012, Spalte 6).

Auch bei Privatfahrten reicht die Eintragung der gefahrenen Kilometer beim betreffenden Datum in die vorgesehene Spalte aus (gesonderte Zeile) (vgl. Beispiel am 03.01.2012, Spalte 7).

Da die Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs auch an der rechnerischen Richtigkeit der Einträge gemessen wird, empfiehlt es sich, für jedes Kalenderjahr (besser noch: für jede Seite im Fahrtenbuch) eine Abstimmung wie folgt durchzuführen:

Kilometerstand 01.01. + Dienstfahrten + Fahrten Wohnung/Arbeitsstätte + Privatfahrten = Kilometerstand 31.12.

Die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist mit nicht unerheblichem Aufwand für den Betroffenen verbunden. Sorgfältige Arbeit lohnt sich aber: Zum einen kann die Fahrtenbuchmethode erhebliche steuerliche Vorteile mit sich bringen, zum anderen kann ein ordentlich geführtes Fahrtenbuch Ärger mit der Finanzverwaltung – etwa im Rahmen von Betriebsprüfungen – vermeiden.

ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Muster für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

FG vom 27.04.2012

Wechsel zur Fahrtenbuchmethode während des laufenden Kalenderjahres nicht zulässig – Monatlich wechselnde Fahrtenbuchführung birgt erhöhte Manipulationsgefahr

BFH vom 01.03.2012

BFH: Mindestanforderungen für ordnungsgemäßes Fahrtenbuch