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Ein Verein lebt in der Regel von seinen Mitgliedern und deren ehrenamtlichem Engagement. Manche Tätigkeiten werden in vielen Vereinen allerdings in gewissem Maße vergütet. Der folgende Blogbeitrag soll aufzeigen, was es dabei zu beachten gilt.

Zu den häufigsten Zahlungen, die Vereine oder andere steuerbegünstigte Körperschaften an ehrenamtlich Tätige leisten, gehören der Übungsleiterfreibetrag (§ 3 Nr. 26 EStG) und die Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG).
Übungsleitern sowie weiteren ehrenamtlich Tätigen mit pädagogischer Ausrichtung wird der sogenannte Übungsleiterfreibetrag gewährt. Er beträgt 2.400 Euro pro Jahr. Weit mehr Ehrenamtliche können aber von der sogenannten Ehrenamtspauschale in Höhe von 720 Euro pro Jahr profitieren: Anders als beim Übungsleiterfreibetrag sind grundsätzlich sämtliche (nebenberufliche) Tätigkeiten im gemeinnützigen, mildtätigen und kirchlichen Bereich begünstigt, also beispielsweise die Tätigkeiten der Vorstandsmitglieder, des Kassiers, der Bürokräfte, des Reinigungspersonals, des Platzwartes oder auch des Aufsichtspersonals.

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Zu den Voraussetzungen, die der Zahlungsempfänger erfüllen muss, zählt die Nebenberuflichkeit der Tätigkeit. Außerdem muss die Tätigkeit für den steuerbegünstigten Bereich (nicht für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb!) erfolgen und die gezahlte Vergütung darf nicht unangemessen hoch sein (Fremdvergleich). Wird für Einnahmen aus derselben Tätigkeit der Übungsleiterfreibetrag in Anspruch genommen, darf die Ehrenamtspauschale nicht zusätzlich gewährt werden. Nur wenn die einzelnen ehrenamtlichen Tätigkeiten voneinander trennbar sind, die dazu getroffenen Vereinbarungen eindeutig sind und auch tatsächlich durchgeführt werden, können Übungsleiterfreibetrag und Ehrenamtspauschale nebeneinander gewährt werden. Beim Empfänger ist – anders als beim zahlenden Verein – nicht zwischen tatsächlichem Aufwandsersatz und Tätigkeitsvergütung zu unterscheiden: Für sämtliche Zahlungen wird jährlich maximal einmal der genannte Freibetrag gewährt. Werbungskosten oder Betriebsausgaben, die mit den steuerfreien Einnahmen zusammenhängen, dürfen nur abgezogen werden, soweit sie den jeweiligen Freibetrag überschreiten.
Auf der Seite des Vereins ist zwischen Tätigkeitsvergütungen (Vergütung für Arbeitsaufwand, Vorstandspauschalen, Sitzungsgelder, Verdienstausfall) und tatsächlichem Aufwandsersatz (Reisekosten, Büromaterial, Telefonkosten) zu unterscheiden:

Tätigkeitsvergütungen an für den Verein tätige Personen (außer dem Vorstand) sind zulässig, wenn sie durch das zuständige Gremium, also in der Regel die Mitgliederversammlung, beschlossen wurden. Sollen Vorstände Tätigkeitsvergütungen erhalten, sind entsprechende Satzungsbestimmungen Voraussetzung. Zahlungen an Vorstände ohne Satzungsregelung verstoßen gegen das Gebot der Selbstlosigkeit und gefährden damit die Gemeinnützigkeit des Vereins. Eine Vergütung liegt auch dann vor, wenn nach der Auszahlung an den Verein zurückgespendet wird oder wenn auf die Auszahlung eines Vergütungsanspruchs verzichtet wird. Bei pauschalen Aufwandsentschädigungen ist davon auszugehen, dass die Zahlungen sowohl aus tatsächlichen Aufwandsentschädigungen als auch aus Tätigkeitsvergütungen bestehen. Bei Zahlungen an Vorstandsmitglieder bedeutet das, dass zwingend eine Satzungsregelung notwendig ist.
Der Ersatz tatsächlich entstandener Auslagen ist auch an Vorstandsmitglieder ohne entsprechende Satzungsregelung in angemessener Höhe zulässig. Beim Ersatz von Reisekosten empfiehlt sich eine Orientierung an den steuerfreien Pauschalen bzw. Höchstbeträgen (unter der Voraussetzung, dass die Reise nur in Vereinsangelegenheiten stattfindet und auch notwendig ist).
Beim Aufwandsersatz sind Nachweise in angemessenem Umfang zu führen. Übersteigen pauschale Zahlungen nicht den tatsächlichen Aufwand, ist ein Einzelnachweis in der Regel entbehrlich. Bei Tätigkeitsvergütungen kann der Nachweis beispielsweise über eine Aufgabenbeschreibung, einen Beschluss der Mitgliederversammlung, einen Vertrag oder andere schriftliche Vereinbarungen erfolgen.